La Ruta del Codificador. Reflexiones de una codificadora chilena

¿QUÉ ES UN CODIFICADOR?

Seguramente, en distintos ámbitos labores exista un individuo a quien se le llame codificador, pero cuando hablamos de un codificador vinculado al mundo de los GRD nos referimos a una persona que tiene la capacidad de leer una historia clínica, extraer todos los elementos relevantes (clínicos y administrativos), jerarquizarlos y luego transformarlos en un lenguaje universal vinculado a un código.

Es importante establecer esta definición, ya que a partir de ella podemos inferir que un codificador no sólo debe ser una persona, sino que necesitamos una persona que cumpla con una serie de características que le permitan llevar a cabo esta importante y delicada labor. Un codificador debería ser entre otras:

Profesional de Salud
Con experiencia clínica, ojalá en servicios de intensivo, urgencias y/o pabellón
Riguroso
Estudioso
Detallista

¿CÓMO NACE UN CODIFICADOR?

Una persona que tenga todas las características antes mencionadas y por supuesto quiera convertirse en codificador (o más bien en analista de registros clínicos) deberá iniciar un largo camino, ya que la formación de un profesional codificador es algo que tomará varios meses, o incluso años. Las vías de entrada a una unidad de GRD pueden ser variadas, pero la situación transversal es que el profesional debe aprender a leer una ficha clínica de un modo distinto al que acostumbraba a hacerlo al trabajar en clínica. El codificador debe adquirir la capacidad de leer una ficha con los ojos de un gestor, aprendiendo a extraer de ella las claves necesarias que permiten posteriormente la correcta agrupación del caso.

Cuando trabajamos como clínicos, leemos la ficha de un paciente como si fuera una historia, donde tenemos una presentación de los personajes, un desarrollo de la historia y un desenlace que deseamos siempre que sea feliz, con el paciente mejorado y yéndose a casa. Cuando lo hacemos como gestores, la leemos como un “decodificador”, algo así como el protagonista de una película que va extrayendo los datos relevantes de un texto escrito en clave para obtener un mensaje oculto.

En mi experiencia, creo que eso es lo más difícil, el cambio de paradigma en la lectura de la ficha clínica. Pero sin duda esto no es lo único, ya que además de tener que aprender a leer otra vez, es necesario estudiar y aprender todas las normativas de la CIE (Clasificación Internacional de Enfermedades) que nos darán las directrices de cómo jerarquizar y ordenar esta información recopilada. Esto es esencial, ya que de ello dependerá que el caso quede correctamente agrupado y por tanto su consumo real de recursos quede correctamente representado por el GRD.

RELEVANCIA DE CONTAR CON UN EQUIPO BIEN ENTRENADO

Las instituciones de salud deben empezar a mirar a los analistas en registros clínicos como un activo para la empresa, ya que en ellos recae la gran responsabilidad de generar datos depurados y coherentes a través de los cuales se podrán obtener una serie de indicadores de funcionamiento de la institución, indicadores de calidad asistencial, información comercial, entre muchos otros. Es esencial entender que la data generada por las unidades de GRD es la materia prima para que toda la reportería vinculada sea de calidad y por lo tanto útil. Si hacemos una torta con ingredientes vencidos o de mala calidad seguramente obtendremos una torta, pero a veces puede quedar tan mal hecha que será necesario botarla a la basura. En el mundo GRD pasa lo mismo, si los datos a partir de los cuales haremos análisis no están correctamente codificados, nos encontraremos con información errática, poco coherente o incluso totalmente equivocada. A este análisis debemos incorporar el hecho de que hay países como Chile donde el GRD se utiliza como un mecanismo de pago, razón por la que un error de codificación a veces puede traducirse en una pérdida de millones de pesos para la institución.

En suma, los establecimientos de salud deben comprender que un codificador NO es un digitador, y por lo tanto, deben invertir en la formación de las personas que estarán a cargo de esta labor, ya que los ahorros en esta área pueden impactar directamente en el retorno económico cuando el GRD se utiliza como mecanismo de pago e indirectamente cuando se toman decisiones de gestión clínicas a partir de la codificación.

DIFICULTADES A LAS QUE SE ENFRENTAN LOS CODIFICADORES

El codificador es el eslabón final de una gran cadena de individuos que forman parte del proceso de atención de un enfermo, cuyo insumo son los registros que todo el resto de los eslabones generó a lo largo de la hospitalización de una persona. Esto conlleva una serie de dificultades:

Los registros clínicos que los codificadores deben consultar están diseñados para facilitar el trabajo del equipo clínico, no el del equipo administrativo, por lo que el codificador debe entrenarse en la búsqueda rigurosa en distintas plataformas electrónicas.
Aún existen instituciones que trabajan con ficha clínica de papel o a veces una combinación de papel y electrónica. La ficha clínica de papel tiene una serie de dificultades adicionales:
- Requiere su traslado físico, desde las unidades clínicas a la unidad de GRD y luego a la unidad de almacenamiento
- Potencial pérdida de información
- Registros ilegibles
Es frecuente que datos clínicos relevantes ocurridos al paciente no sean registrados correctamente en la ficha clínica, por lo que el codificador debe enfrentarse a documentación incompleta o poco clara.
La información administrativa habitualmente se importa o integra a las herramientas de ayuda en la codificación, pero dicha información muchas veces contiene errores e inconsistencias (fechas de traslado o intervenciones fuera del periodo de hospitalización, incompletitud en datos demográficos del paciente, errores en campos clave que permiten identificar el episodio de hospitalización, episodios solapados, entre muchos otros). El codificador debe chequear la información y corregir lo que corresponda.
Dependiendo de la institución en la que un codificador se desempeñe, debe cumplir con un determinado rendimiento de codificación, donde se le exige hacer un determinado número de casos por hora de trabajo. Si ese rendimiento es muy estricto puede traducirse en estrés laboral y falta de rigurosidad en el análisis y codificación, más aún si la remuneración depende de ello.

EL ARTE DE CODIFICAR

A pesar de que el camino para convertirse en un buen codificador es largo y a veces tortuoso, las recompensas valen la pena.

Los profesionales de salud que hayan llegado al final de este artículo coincidirán seguramente conmigo en que trabajar directamente con el paciente es una experiencia hermosa e irremplazable, que pocas profesiones u oficios tienen la posibilidad tan tangible de conectarse con otra persona de la forma en que nuestras profesiones lo hacen y que el cariño que se recibe de vuelta es sumamente gratificante.

Sin duda, un codificador pierde todo aquello, pero gana la posibilidad de generar datos. Dicho de este modo parece algo muy poco importante, pero no lo es. Los codificadores son trabajadores silenciosos, que rara vez recibirán agradecimientos y chocolates, que no influirán directamente en la recuperación de un enfermo, pero harán algo más grande que eso. Los codificadores, gracias a su entrega y dedicación, generarán datos reales, coherentes y depurados, que le permitirán a las instituciones tomar decisiones que acabarán influyendo en la recuperación no de unos pocos enfermos, sino en la de muchos. Cada codificación hecha con amor y dedicación se convertirá en un cúmulo de datos que serán utilizados para mejorar la salud y la calidad de vida de poblaciones completas, si eso no es arte yo no sé que es.